Mentoring- und Buddy-Programme aufsetzen

Ein Buddy-Programm ist meist zeitlich begrenzt und praktisch ausgerichtet: Eine erfahrene Person begleitet eine neue Person durch die ersten Wochen, beantwortet organisatorische Fragen und hilft, sich im Alltag zurechtzufinden. Der Fokus liegt auf konkreter Orientierung, nicht auf langfristiger Entwicklung.

Mentoring ist in der Regel längerfristig angelegt und stärker auf fachliche oder persönliche Entwicklung ausgerichtet. Hier geht es weniger um „Wo finde ich das Formular für den Urlaubsantrag“ als um Fragen zur eigenen Laufbahn, zu Entscheidungen oder zum Umgang mit schwierigen Situationen.

Diese Unterscheidung solltest du von Anfang an klar kommunizieren, denn wer ein Buddy-Programm mit den Erwartungen eines Mentorings beginnt, wird enttäuscht sein, wenn nach vier Wochen der organisierte Kontakt endet, obwohl gerade erst Vertrauen entstanden ist.

Ein Matching allein nach Verfügbarkeit oder Abteilung führt oft zu Paaren, die wenig miteinander anfangen können. Sinnvoller ist es, mindestens ein inhaltliches Kriterium einzubeziehen, etwa ähnliche fachliche Interessen bei Mentoring oder eine ähnliche Rolle bei Buddy-Programmen.

Frag beide Seiten vor dem Matching kurz ab, was sie sich vom Programm erhoffen und welche Themen sie beschäftigen. Schon eine kurze schriftliche Abfrage mit wenigen Fragen liefert genug Grundlage für ein Matching, das über reinen Zufall hinausgeht.

Berücksichtige auch, dass ein Matching nicht erzwungen werden sollte, wenn sich im Gespräch zeigt, dass es fachlich oder menschlich nicht passt. Biete in diesem Fall die Möglichkeit, unkompliziert ein anderes Paar zu bilden, statt an einer unpassenden Zuordnung festzuhalten.

Halte den Matching-Prozess so transparent wie möglich, ohne dabei sensible Angaben aus den Vorabfragen öffentlich zu machen. Es reicht, wenn beide Seiten wissen, dass sie anhand gemeinsamer Interessen oder ähnlicher Themen zusammengestellt wurden.

Bevor das erste Treffen stattfindet, sollten beide Seiten wissen, wie oft sie sich treffen sollen, über welchen Zeitraum das Programm läuft und wer bei Fragen oder Problemen als Ansprechperson zur Verfügung steht. Ohne diesen Rahmen verläuft der Kontakt häufig nach wenigen Wochen im Sand.

Halte den Zeitrahmen realistisch, statt ihn zu ambitioniert zu planen. Ein monatliches Treffen über sechs Monate ist für die meisten Beteiligten leichter durchzuhalten als ein wöchentlicher Termin, der schnell mit anderen Terminen kollidiert.

Kläre außerdem, dass die Teilnahme freiwillig bleibt und beide Seiten das Programm beenden können, wenn es aus ihrer Sicht nicht mehr passt. Ein Mentoring, das nur aus Pflichtgefühl fortgeführt wird, bringt keiner Seite mehr etwas.

Schreib den vereinbarten Rahmen kurz auf, etwa in einer einfachen Übersicht mit Start- und Enddatum sowie geplanter Treffenfrequenz, und teile sie beiden Seiten. Das hilft besonders dann, wenn im Arbeitsalltag andere Termine Priorität bekommen und der Austausch sonst leicht aus dem Blick gerät.

Das erste Treffen sollte weniger dem fachlichen Austausch dienen als dem gegenseitigen Kennenlernen und der Klärung, wie die Zusammenarbeit künftig aussehen soll. Ein guter Einstieg ist die Frage „Was hat dich dazu bewogen, an diesem Programm teilzunehmen?“.

Im Anschluss lohnt es sich, konkret zu besprechen, welche Themen die begleitete Person mitbringt und was sich die andere Person zutraut, dazu beizutragen. Das nimmt Druck raus, wenn nicht sofort eine große Erwartung im Raum steht, sondern Schritt für Schritt geklärt wird, worum es gehen kann.

Aktives Zuhören ist in diesem ersten Gespräch wichtiger als kluge Ratschläge. Wer als Mentorin oder Mentor zuerst zuhört, statt gleich Lösungen anzubieten, schafft eher die Basis für einen ehrlichen Austausch in den folgenden Treffen.

Kläre im ersten Treffen auch, wie offen ihr miteinander über Rückschläge oder Unsicherheiten sprechen wollt. Ein kurzer Hinweis wie „Du darfst hier auch Dinge ansprechen, die nicht gut laufen“ macht deutlich, dass der Austausch nicht nur für Erfolgsgeschichten gedacht ist.

Legt am Ende des ersten Treffens gemeinsam fest, wie und wie oft ihr euch künftig austauscht, und haltet das kurz schriftlich fest. Ein Fragen-Generator für den Beruf kann euch helfen, für die folgenden Gespräche passende Einstiegsfragen zu finden.

Zum Fragen-Generator für den Beruf

Der häufigste Grund ist ein fehlender fester Rhythmus: Ohne feste Termine verschieben beide Seiten den nächsten Austausch immer wieder, bis er ganz ausbleibt. Feste, im Kalender eingetragene Termine wirken hier deutlich verlässlicher als ein loses „Wir melden uns mal“.

Ein weiterer Grund ist fehlende Reziprozität: Wenn nur eine Seite Energie in den Austausch steckt, während die andere passiv bleibt, verliert die aktive Seite irgendwann die Motivation. Beide Seiten sollten sich vorbereiten und aktiv Themen einbringen, nicht nur eine Person.

Auch fehlendes Interesse von Führungsseite lässt Programme einschlafen: Wenn niemand nach dem Verlauf fragt oder Rückmeldungen einholt, wirkt das Programm schnell wie eine Formalität ohne echten Stellenwert. Eine kurze Rückfrage nach einigen Monaten reicht oft schon, um den Austausch am Leben zu halten.